Zitlin.com - অতিথি আপ্যায়ন থেকে শুরু করে আয়-ব্যয়ের দিকে নজর রাখা - হোটেল চালানো মুখের কথা নয়। হোটেল পরিচালনা সুষ্ঠু, যথাযথ হলে তবেই সেখানে অতিথি সমাগম ঘটবে, উন্নতি হবে আপনার ব্যবসায়। কারণ সুবিন্যস্তভাবে হোটেল পরিচালনাই এই ব্যবসার মেরুদন্ড। কেমন করে পরিচালনা করলে ভালো ব্যবসা করবে আপনার হোটেল? রইল কয়েকটি টিপস।
কর্মীদের উপযুক্ত ট্রেনিং
সুন্দরভাবে হোটেল চালাতে গেলে সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন উপযুক্ত প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত এবং কাজ করতে আগ্রহী কর্মীদের একটি টিম। প্রশিক্ষিত এবং দক্ষ কর্মীরাই শুধু পারে হোটেলের অতিথিদের যথাযথ পরিষেবা দেওয়ার পাশাপাশি যে কোনও চ্যালেঞ্জের মোকাবিলা করতে। তাই কর্মীদের জন্য নিয়মিতভাবে ট্রেনিংয়ের ব্যবস্থা রাখা দরকার।
আধুনিক প্রযুক্তির উপযুক্ত ব্যবহার
আজকের যুগে হোটেল পরিচালনায় (hotel management) আধুনিক প্রযুক্তির (technology) ব্যবহার অনিবার্য হয়ে পড়েছে। প্রতিযোগিতায় টিকে থাকতে হলে এবং অতিথিদের উন্নত মানের পরিষেবা দিতে গেলে অবশ্যই আপনাকে আধুনিক প্রযুক্তির সাহায্য নিতে হবে। ক্লাউড নির্ভর প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট ব্যবস্থার মতো উন্নত প্রযুক্তির সাহায্য নিয়ে আপনি অতিথিদের জন্য ঘর সংরক্ষণ থেকে শুরু করে তাদের বিদায় নেওয়া পর্যন্ত সমস্ত কাজগুলি যথাসময়ে সুষ্ঠুভাবে করতে পারবেন। তবে খেয়াল রাখতে হবে, প্রযুক্তির অতিরিক্ত ব্যবহারে যেন হোটেল কর্মীদের দিক থেকে অতিথিদের প্রতি মানবিক উষ্ণতা, আন্তরিকতা হারিয়ে না যায়। (Hotel Management System)
দক্ষ হাউসকিপিং
আপনার হোটেলের হাউসকিপিং ব্যবস্থা হল অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। শুধু অতিথিদের জন্য আরামদায়ক থাকার ব্যবস্থা করাই নয়, সুস্থ হাউসকিপিং গোটা হোটেলের মর্যাদা বাড়িয়ে তোলে। হোটেলের পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতা অতিথিদের মনের ওপর সুপ্রভাব ফেলে এবং তাদের মাধ্যমেই আপনার হোটেলের সুখ্যাতি আরো অনেক মানুষের কাছে পৌঁছে যায়, আপনার হোটেল সম্পর্কে ভালো ধারণা ছড়িয়ে দিতে সাহায্য করে। তাই অতি অবশ্যই নজর দিন সুষ্ঠু হাউসকিপিংয়ে।
চেক ইন এবং চেক আউটের সুবিধাজনক ব্যবস্থা
হোটেলের চেক ইন আর চেক আউটের ব্যবস্থা কেমন, তার ওপর ভিত্তি করেই একজন গ্রাহকের হোটেল সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণাটা গড়ে ওঠে। আজকের দিনে বেশিরভাগ মানুষই এক্ষেত্রে অনলাইন ব্যবস্থা পছন্দ করেন। তাই চেক ইনের জন্য অনলাইন ব্যবস্থা রেখে অতিথিদের কাজ আপনি সহজ করে দিতে পারেন। পাশাপাশি বাঁচাতে পারেন সময়ও।
প্রত্যেক অতিথিকে নিজস্ব পছন্দের পরিষেবা দেওয়া
সকলের জন্য সাধারণ যে পরিষেবার ব্যবস্থা আছে, তার বাইরে গিয়ে প্রত্যেক অতিথিকে তার নিজের পছন্দমতো পরিষেবা দেওয়ার বন্দোবস্ত যদি আপনি করেন তাহলে ওই গ্রাহক নিজেকে আপনার হোটেলের অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অতিথি হিসেবে গণ্য করবেন। আগামী দিনে তার এই ধারণা আপনার ব্যবসা বাড়াতে সাহায্য করবে। এক্ষেত্রে কেমন ঘর তার পছন্দ, কেমন খাবার তিনি ভালোবাসেন, এমনকি ঘরের তাপমাত্রা কত হলে তার সুবিধা হয়, এই সমস্ত কিছুর খোঁজ রাখা আপনার পক্ষে অত্যন্ত জরুরি। এই তথ্যগুলি আপনাকে সংরক্ষণও করতে হবে যাতে আগামী দিনে এসব আপনি কাজে লাগাতে পারেন। এছাড়া হাতে লেখা কিছু নোটস, কিছু ব্যক্তিগত পরামর্শ কিংবা সারপ্রাইজ ট্রিট ইত্যাদি আপনার হোটেলের প্রতি গ্রাহককে রীতিমতো অনুরক্ত করে তুলতে পারে।
হোটেলের আয়-ব্যয়ের দিকে যথাযথ নজর দেওয়া
ব্যবসায় সাফল্য পেতে গেলে এই বিষয়টি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সফল ভাবে এই কাজ করতে গেলে আপনাকে বাজারের ওঠানামা বুঝতে হবে, অর্থনীতির গতিধারা সম্পর্কে ধারণা থাকতে হবে, জানতে হবে অতিথিদের আচরণ সম্পর্কেও। এগুলির উপর ভিত্তি করেই আপনাকে আয়-ব্যয়ের বিষয়টি দেখতে হবে। দেখতে হবে এমন করে যাতে আপনারও মুনাফা হয়, আবার অতিথিও মনে করেন, তিনি যথাযোগ্য মূল্যের বিনিময়েই এই পরিষেবাটি পেলেন। এর জন্য যখন বিশেষ কোনো মরশুমে হোটেলের ঘরের চাহিদা তুঙ্গে, তখন আপনি চার্জ বাড়াতে পারবেন। আবার যখন চাহিদা অতটা নেই, তখন রুমের ভাড়া কমিয়ে রাখতে হবে আপনাকে। এছাড়া আপনি নানা ধরনের সুযোগ সুবিধার প্যাকেজও দিতে পারেন যা অতিথিদের খুশি করে তুলবে। (Hotel GST accounting)
অতিথিদের নিরাপত্তার ব্যবস্থা
হোটেলের প্রতি গ্রাহকদের ভালোবাসা তৈরি করতে গেলে আপনাকে এমন পরিবেশ রচনা করতে হবে যাতে অতিথিরা নিজেদের নিরাপদ মনে করেন এবং অনুভব করেন যে তাদের যথাযথ যত্ন নেওয়া হচ্ছে। এতে তারা মানসিক শান্তি পাবেন এবং এক বিশেষ ধরনের আরাম পাবেন যা আজকের দিনে খুব বেশি জায়গায় মেলে না। এর জন্য আপনি নজরদারির আধুনিক নানা প্রযুক্তি ব্যবহার করতে পারেন। নিরাপত্তার জন্য নানা ধরনের কন্ট্রোল সিস্টেমের সাহায্য নিতে পারেন। পাশাপাশি প্রয়োজন নিরাপত্তা কর্মীদের নিয়মিত ট্রেনিং দেওয়া এবং এমন ব্যবস্থা রাখা যাতে যেকোনো পরিস্থিতিতে দ্রুত তারা কাজ করতে পারেন। হোটেলের পরিবেশ নিরাপদ বলে মনে হলে অতিথিরা উদ্বেগহীনভাবে তাদের সময়টা কাটাতে পারবেন যা আপনার হোটেল সম্পর্কে তাদের মনে ভালো ধারণা তৈরিতে সাহায্য করবে।
গ্রাহকদের মতামতকে গুরুত্ব দেওয়া
(Guest feedback management) আপনার হোটেলে থেকে তাঁদের কেমন লাগল, এ সম্পর্কে অতিথিদের কাছ থেকে নিয়মিত মতামত সংগ্রহ করুন। এই মতামতের ভিত্তিতে আপনার হোটেলের প্রয়োজনীয় উন্নয়ন ঘটাতে থাকুন। হোটেল পরিষেবা সম্পর্কে অতিথিদের মতামত অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এ থেকে স্পষ্ট বোঝা যায়, তারা আপনার কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করেন। গ্রাহকদের কাছ থেকে পাওয়া তথ্যকে আপনি কাজে লাগাতে পারেন আপনার হোটেলের আরও উন্নতির জন্য।
কর্মীদের সামগ্রিক সংহতি ও যোগাযোগ
হোটেল ব্যবসায় সাফল্য পেতে হলে কোনও একজন মানুষের উদ্যোগ থাকলেই কিন্তু হয় না। কারণ সুষ্ঠু হোটেল পরিষেবার পিছনে গোটা টিমের নিজেদের ভিতরকার সংহতি আসলে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। সবাই মিলে একযোগে হোটেলের ভালোর জন্য, অতিথিদের উন্নত পরিষেবা দেওয়ার জন্য কাজ করা অত্যন্ত জরুরি। এর জন্য দরকার নিয়মিত টিম মিটিং। এছাড়া দরকার নিজেদের মধ্যে খোলাখুলি আলাপ আলোচনা, নানা ধরনের চিন্তাভাবনা, পরিকল্পনা ও মতামতের আদান প্রদান করা। আপনার হোটেলের বিভিন্ন বিভাগের কর্মীরা যখন একসঙ্গে মিলিত হয়ে তাদের সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করবেন তখন দেখা যাবে খুব সহজেই সমাধানের নানা রাস্তা বেরিয়ে আসছে। এর জন্য হোটেলের সমস্ত কর্মীদের গোটা টিমের মধ্যে সংহতি বজায় রাখা এবং উন্নত যোগাযোগ ব্যবস্থা রাখা খুব জরুরি। এতে হোটেলের পরিষেবা হয়ে ওঠে আরও দক্ষতাপূর্ণ, আরও সুচারু এবং তার ফলে গ্রাহক পান এক অনন্যসাধারণ উষ্ণতা।
আমাদের মনে হয় উপরের টিপসগুলি মেনে চললে আপনার হোটেল, গ্রাহকদের কাছে শুধু একটা থাকার জায়গা হিসেবে নয়, থেকে যাবে চিরস্মরণীয় মধুর একটি অভিজ্ঞতা হিসেবে এবং খুব স্বাভাবিকভাবেই বাড়তে থাকবে আপনার হোটেল ব্যবসার প্রতিপত্তি।
